Αποκαλυπτική μελέτη της Symantec

Μελέτη της Symantec Αποκαλύπτει ότι τα Emails δεν είναι πλέον τα πιο Διαδεδομένα Αρχεία στις Αναζητήσεις eDiscovery. Η εταιρεία Symantec Corp. ανακοίνωσε τα ευρήματα της μελέτης 2011 Information Retention and eDiscovery Survey, η οποία εξετάζει πως οι επιχειρήσεις διαχειρίζονται τον ολοένα αυξανόμενο όγκο των ηλεκτρονικά αποθηκευμένων πληροφοριών τους και την προετοιμασία τους για το ενδεχόμενο μίας αναζήτησης eDiscovery. Η μελέτη, που αφορά στελέχη νομικών τμημάτων και πληροφορικής σε 2.000 επιχειρήσεις, αποκάλυψε ότι το email δεν είναι πλέον η πρωταρχική πηγή εγγραφών που χρειάζεται να διαθέτουν οι επιχειρήσεις. Επίσης ένα από τα σημαντικότερα συμπεράσματα ήταν ότι όσοι οργανισμοί εφαρμόζουν βέλτιστες πρακτικές για τις εγγραφές τους και τη διαχείριση της πληροφορίας είναι σε λιγότερο κίνδυνο δικαστικών κυρώσεων ή προστίμων.
Το Email δεν Κυριαρχεί στο Σύνολο των Αναζητήσεων eDiscovery Στην ερώτηση τι είδους αρχεία είναι πιο συχνά μέρος μίας αναζήτησης eDiscovery, τα στελέχη απάντησαν επιλεγμένα αρχεία και φάκελοι (67%), βάσεις δεδομένων και δεδομένα εφαρμογών (61%), ενώ το email ήταν τρίτο στη λίστα με ποσοστό 58%. Απόδειξη της πληθώρας των πηγών για τις οποίες χρειάζεται να διατηρούν πληροφορίες, οι περισσότεροι από τους μισούς ερωτηθέντες υπόδειξαν τα αρχεία SharePoint (51 %), ενώ σχεδόν οι μισοί επικαλέστηκαν τα instant messages και τα text messages (44 %) καθώς και τα social media (41 %).
Οι Βέλτιστες Πρακτικές Οδηγούν σε Δραματικά Καλύτερα Αποτελέσματα Η μελέτη διαπιστώνει ότι υπάρχει ένα ευρύ φάσμα διακυμάνσεων στις πρακτικές διατήρησης της πληροφορίας ανάμεσα στις εταιρείες. Οι επιχειρήσεις που χρησιμοποιούν βέλτιστες πρακτικές, όπως η αυτοματοποίηση της τοποθέτησης δήλωσης απορρήτου, ή η αξιοποίηση των λύσεων αρχειοθέτησης (αντί να επαναπαύονται στα backups), είναι σε καλύτερη θέση όταν χρειάζεται να ανταποκριθούν σε μία αναζήτηση eDiscovery. Αυτές οι εταιρείες είναι κατά 81% πιο πιθανό να έχουν ένα πλάνο retention σε λειτουργία, ενώ το 63 % είναι πιο πιθανό να αυτοματοποιήσουν τις δηλώσεις απορρήτου; Τέλος το 50% είναι πιθανό να χρησιμοποιήσουν μία λύση archiving.
Η εφαρμογή αυτών των βέλτιστων πρακτικών ισοδυναμεί με 64% ταχύτερο response time, έχοντας 2.3 φορές ταχύτερο ρυθμό επιτυχούς απόκρισης σε μία αναζήτηση eDiscovery. Συνεπώς, αυτές οι επιχειρήσεις είναι πιθανώς σε λιγότερο δεινή θέση όσον αφορά τις αρνητικές επιπτώσεις από άλλες επιχειρήσεις που δεν εφαρμόζουν ένα συγκεκριμένο πλάνο. Αυτές οι εταιρείες είναι:• 78 % λιγότερο πιθανό να εμπλακούν σε δικαστικούς αγώνες• 47 % λιγότερο πιθανό να χρειαστεί να συμβιβαστούν σε μία νομική διαδικασία• 20 % λιγότερο πιθανό να τους επιβληθούν πρόστιμα• 45% λιγότερο πιθανό να γνωστοποιήσουν περισσότερες πληροφορίες από τις απαιτούμενες, γεγονός που θα οδηγούσε σε δικαστικό αγώνα.
Παρά τα Ρίσκα, οι Επιχειρήσεις Δεν Είναι ΠροετοιμασμένεςΠαρά τα ρίσκα, η μελέτη διαπιστώνει ότι σχεδόν οι μισοί από τους ερω