Στη δημοσιότητα η έκθεση της Ελεγκτικής Υπηρεσίας για το Υπουργείο Εξωτερικών

Στη δημοσιότητα δόθηκε η έκθεση του Γενικού Ελεγκτή της Δημοκρατίας με θέμα «Έλεγχος Υπουργείου Εξωτερικών».

Τα ευρήματα ελέγχου συμμόρφωσης και συστάσεις:

Κατά τη διάρκεια του 2021, διενεργήσαμε στα Κεντρικά Γραφεία του ΥΠΕΞ (Κέντρο) έλεγχο των λογαριασμών των Πρεσβειών της Μαδρίτης, του Κιέβου και του Βελιγραδίου, για την περίοδο 1.1.2019-31.12.2020 (για το Βελιγράδι μέχρι 30.6.2020).

Από τον έλεγχο των πιο πάνω Πρεσβειών προέκυψαν τα ακόλουθα:

Εντάλματα πληρωμής

α. Πληροφοριακά στοιχεία τιμολογίων. Παρατηρήσαμε ότι στις πλείστες των περιπτώσεων, η αναγραφή όλων

των πληροφοριών/στοιχείων στα τιμολόγια/αποδείξεις ήταν στην τοπική γλώσσα. Το γεγονός αυτό δυσχεραίνει τη διεξαγωγή του ελέγχου, λόγω μη κατανόησης του περιεχομένου των εγγράφων.

Σύσταση: Στα τιμολόγια/αποδείξεις να καταγράφονται οι απαιτούμενες λεπτομέρειες (περιγραφή των δαπανών) και στα ελληνικά/αγγλικά από το προσωπικό της Πρεσβείας, το οποίο να υπογράφει δίπλα από το μεταφρασμένο κείμενο.

β. Παραλαβή και πληρωμή τιμολογίων. Σε αρκετές περιπτώσεις, τα επισυναπτόμενα στα εντάλματα πληρωμής τιμολόγια δεν σφραγίζονται με την ημερομηνία παραλαβής τους ή/και δεν σφραγίζονται με τη σφραγίδα «Πληρώθηκε» κατά την πληρωμή τους. Για τη διαδικασία, η οποία θα πρέπει να ακολουθείται κατά τη διάρκεια των πληρωμών, σχετική είναι η εγκύκλιος αρ. 1730 του ΓΛ, ημερ. 20.8.2014, η οποία εκδόθηκε βάσει του περί της Λογιστικής και Δημοσιονομικής Διαχείρισης και Χρηματοοικονομικού Ελέγχου της Δημοκρατίας Νόμου (Ν.38(Ι)/2014).

Σύσταση: Να εφαρμόζεται η εγκύκλιος του ΓΛ αρ. 1730, ημερ. 20.8.2014, σύμφωνα με την οποία κατά την παραλαβή τους όλα τα τιμολόγια θα πρέπει να σφραγίζονται με την ημερομηνία παραλαβής τους και όλα τα τιμολόγια και έγγραφα, που αφορούν σε μια πληρωμή να σφραγίζονται με τη σφραγίδα «Πληρώθηκε» και ημερομηνία πληρωμής.

Μηνιαία συμφιλίωση Κονδυλίων

Παρατηρήσαμε ότι δεν διενεργείται μηνιαία συμφιλίωση των Κονδυλίων με την κατάσταση ΕΠΒ21.

Σημειώνουμε ότι, σύμφωνα με την Δημοσιονομική και Λογιστική Οδηγία αρ. 76 «Μετά το κλείσιμο των λογαριασμών στο τέλος κάθε μήνα, οι Προϊστάμενοι Τμημάτων πρέπει να βεβαιώνονται ότι οι χρεώσεις στα κονδύλια που βρίσκονται κάτω από τον έλεγχο τους συμφωνούν με τις μηνιαίες καταστάσεις του ΓΛ. Είναι καθήκον τους να βεβαιώνονται ότι η συμφιλίωση διεξάγεται και οποιεσδήποτε αναγκαίες διορθώσεις γίνονται χωρίς καθυστέρηση».

Σύσταση: Να εφαρμόζονται οι πρόνοιες της Δημοσιονομικής και Λογιστικής Οδηγίας αρ. 76.

Συναλλαγματική ισοτιμία

Παρατηρήσαμε ότι στις πρεσβείες στο Βελιγράδι και στο Κίεβο, για τη λογιστική διευθέτηση στους λογαριασμούς εξόδων στο FIMAS, δεν χρησιμοποιήθηκε η επίσημη συναλλαγματική ισοτιμία, όπως αυτή καθορίστηκε από το ΓΛ της Δημοκρατίας.

Σύσταση: Να χρησιμοποιούνται οι μηνιαίες συναλλαγματικές ισοτιμίες που καθορίζονται από το ΓΛ της Δημοκρατίας.

Μητρώο περιουσιακών στοιχείων

Παρατηρήσαμε ότι στις πρεσβείες στη Μαδρίτη και στο Κίεβο υπάρχουν αδυναμίες, σχετικά με την ορθή τήρηση των μητρώων περιουσιακών στοιχείων και την υποβολή τους στο κέντρο για έλεγχο.

Σύσταση: Υποβλήθηκαν συστάσεις για κάθε περίπτωση ξεχωριστά ώστε να τηρούνται οι σχετικοί Κανονισμοί.

Βιβλίο κίνησης πρεσβευτικού οχήματος

Παρατηρήσαμε ότι στις πρεσβείες στη Μαδρίτη και στο Κίεβο υπάρχουν αδυναμίες, σχετικά με την ορθή τήρηση του βιβλίου κίνησης του πρεσβευτικού οχήματος και τον έλεγχό του.

Σύσταση: Υποβλήθηκαν συστάσεις για κάθε περίπτωση ξεχωριστά ώστε να τηρούνται οι σχετικοί Κανονισμοί.

Άδειες ανάπαυσης επιτόπιου προσωπικού

Παρατηρήσαμε ότι υπάρχουν αδυναμίες, σχετικά με την ενημέρωση των σχετικών εντύπων υπολογισμού της άδειας απουσίας του επιτόπιου προσωπικού και σε ορισμένες περιπτώσεις υπήρξαν λάθη στον υπολογισμό των αδειών.

Σύσταση: Υποβλήθηκαν συστάσεις για κάθε περίπτωση ξεχωριστά, ώστε να τηρούνται οι σχετικοί Κανονισμοί.

Εργοδότηση οικιακής βοηθού στην πρεσβευτική κατοικία, χωρίς σύμβαση

Παρατηρήσαμε ότι στις πρεσβείες στο Κίεβο και στο Βελιγράδι παραχωρείται στον Πρέσβη επίδομα για την εργοδότηση οικιακής βοηθού στην πρεσβευτική κατοικία, χωρίς αυτός να έχει συνάψει συμβόλαιο εργοδότησης με την οικιακή βοηθό.

Σύμφωνα με την εγκύκλιο του Γενικού Διευθυντή, ημερ. 23.12.2015, «Έκαστος Αρχηγός Διπλωματικής Αποστολής οφείλει να συνάπτει εγγράφως συμβόλαιο με την οικιακή βοηθό που απασχολεί, το οποίο απαραιτήτως να κοινοποιεί στο Κέντρο».

Σύσταση: Υποβλήθηκαν συστάσεις για κάθε περίπτωση ξεχωριστά, ώστε να τηρούνται οι σχετικές εγκύκλιοι.

Εκτός των πιο πάνω γενικών παρατηρήσεων, για την πιο κάτω ΔΑ σημειώθηκαν τα ακόλουθα:

Πρεσβεία Κιέβου

α. Εισπράξεις για έκδοση θεωρήσεων εισόδου. Διαπιστώσαμε αδυναμίες, σχετικά με την καταχώριση των εισπράξεων. Επίσης, υπάρχουν διαφορές στο ποσό των εισπράξεων που καταχωρίστηκε στο FIMAS, σε σχέση με το ποσό που προκύπτει από τις αποδείξεις (ΓΛ292Α και ΓΛ292Β) που εκδόθηκαν

Σύσταση: Να διερευνηθούν οι διαφορές και να εφαρμόζονται οι πρόνοιες των Κανονισμών, για σκοπούς καλύτερης παρακολούθησης και ελέγχου των εισπράξεων.

β. Πρόσληψη ενός έκτακτου υπαλλήλου με αδιαφανείς διαδικασίες. Σε αντίθεση με τις εν ισχύι διαδικασίες που προβλέπουν την πρόσληψη επιτόπιου προσωπικού με ανοικτές διαδικασίες, που περιλαμβάνουν τη δημοσίευση ανακοίνωσης της θέσης στον εγχώριο τύπο, ο Πρέσβης ζήτησε και έλαβε έγκριση από τον Γενικό Διευθυντή του Υπουργείου για την πρόσληψη συγκεκριμένου προσώπου.

Σύσταση: Για μελλοντικές προσλήψεις, να ακολουθείται η διαδικασία που προβλέπεται στις σχετικές εγκυκλίους.

Χρήση Κονδυλίου διαφώτισης για στήριξη ομάδας φίλων του ΥΠΕΞ

Τον Μάρτιο του 2022, η Υπηρεσία μας είχε γίνει δέκτης καταγγελίας ότι το ΥΠΕΞ επιχορηγούσε από Κονδύλια της διαφώτισης δράσεις κοινωνικού περιεχομένου της Ομάδας “MFA and Friends”.

Ζητήσαμε από τον Υπουργό όπως διερευνήσει το θέμα και μας πληροφορήσει τα πιο κάτω:

α. Τη (νομική) μορφή της Ομάδας “MFA and Friends”, τα πρόσωπα τα οποία είναι υπεύθυνα για τη διακυβέρνηση και την οικονομική διαχείρισή της, τον αριθμό των μελών της και την ιδιότητά τους.

β. Τη σχέση της Ομάδας “MFA and Friends” με το ΥΠΕΞ.

γ. Τα ποσά που έχουν δοθεί κατά το 2019, 2020, 2021 και 2022, από το ΥΠΕΞ απευθείας στην Ομάδα “MFA and Friends” και τα ποσά τα οποία έχουν δοθεί/πληρωθεί σε τρίτους φορείς (με αναλυτική κατάστασή τους) για στήριξη δράσεων της Ομάδας “MFA and Friends”.

δ. Τα Κονδύλια του Προϋπολογισμού, από τα οποία έχουν δοθεί τα ποσά που αναφέρονται στην παράγραφο (γ) πιο πάνω, με αναφορά στο Μνημόνιο του Προϋπολογισμού που, κατά την άποψή του, υποστηρίζει τη νομιμότητα της χρήσης των συγκεκριμένων Κονδυλίων για τον υπό αναφορά σκοπό.

ε. Τη νομική βάση ενίσχυσης της Ομάδας “MFA and Friends” και τεκμηρίωση ότι πληρούνται οι προϋποθέσεις των άρθρων 24 έως 28 του περί της Λογιστικής και Δημοσιονομικής Διαχείρισης και Χρηματοοικονομικού Ελέγχου της Δημοκρατίας Νόμου (Ν. 38(I)/2014).

στ. Τεκμηρίωση ότι τα ποσά που έχουν δοθεί για στήριξη της Ομάδας “MFA and Friends” και δράσεων αυτής, έχουν χρησιμοποιηθεί για τον σκοπό που δόθηκαν.

Επιπρόσθετα, ζητήσαμε όπως μας δοθεί η ίδια πιο πάνω πληροφόρηση, σχετικά με τον Κυπριακό Σύνδεσμο Γυναικών–διπλωματών και Συζύγων διπλωματών που φαίνεται να λαμβάνει επιχορήγηση από το Υπουργείο.

Ο Υπουργός Εξωτερικών, με επιστολή του, ημερ. 13.4.2022, μας πληροφόρησε τα ακόλουθα:

«Έχω ενημερωθεί ότι ο προκάτοχός μου είχε προχωρήσει στη δημιουργία της άτυπης ομάδας με την ονομασία «MFA and Friends», η οποία φαίνεται να αποσκοπούσε, όπως μου έχει λεχθεί, στην ενίσχυση των σχέσεων του Υπουργείου με ξένες Διπλωματικές Αποστολές που εδρεύουν στη Λευκωσία.

Η δημιουργία της Ομάδας έγινε με σκοπό τη συμμετοχή της στο Μαραθώνιο «Logicom Cyprus Marathon» που πραγματοποιήθηκε στις 17 Μαρτίου 2019, ενώ στη συνέχεια φαίνεται να συμμετείχε και σε άλλους μαραθωνίους που πραγματοποιήθηκαν σε Πάφο, Λευκωσία, Λεμεσό και Λάρνακα τα έτη 2019, 2020, 2021 και 2022 αντίστοιχα.

Στην εν λόγω Ομάδα συμμετείχαν ξένοι Διπλωμάτες που υπηρετούν στην Κύπρο, λειτουργοί του Υπουργείου Εξωτερικών και μέλη των οικογενειών τους. Για τον σκοπό αυτό, απεστάλη Ρηματική Διακοίνωση στις Διπλωματικές Αποστολές που εδρεύουν στη Λευκωσία με πρόσκληση συμμετοχής στην Ομάδα «MFA and Friends». Διευκρινίζεται ότι η ομάδα «MFA and Friends» δεν έχει οποιοδήποτε νομικό καθεστώς, δεν έχει κατάλογο μελών και δεν φαίνεται να έλαβε η ίδια ως οντότητα οποιοδήποτε ποσό ή χορηγία.

Ωστόσο, διαπιστώνω ότι χρησιμοποιήθηκε το κονδύλι της Διαφώτισης για κάλυψη εξόδων που αφορούν στην προετοιμασία, προβολή και συμμετοχή της ομάδας στους ως άνω μαραθωνίους (εκτύπωση φανελών, δημιουργία διαφημιστικών πάνελ, παραχώρηση γευμάτων, δείπνων και δεξιώσεων, έξοδα μεταφοράς της ομάδας, φωτογράφηση).

Επισυνάπτεται αναλυτική κατάσταση με τα ποσά που έχουν πληρωθεί σε τρίτους φορείς από το κονδύλι της Διαφώτισης για δραστηριότητες της Ομάδας «MFA and Friends». Επιπρόσθετα, και για σκοπούς πλήρους διαφάνειας επισυνάπτεται αναλυτική κατάσταση με όλες τις πληρωμές/ δαπάνες που χρεώθηκαν στο κονδύλι Διαφώτισης για τα έτη 2018-2021.

Στο σημείο αυτό, κρίνω σημαντικό να επισημάνω ότι τον Ιανουάριο του 2020 έχει τροποποιηθεί η ονομασία του κονδυλίου της Διαφώτισης και έχουν διευρυνθεί τα κριτήρια καταλληλότητας δράσεων, με τρόπο που να καλύπτουν δραστηριότητες που αφορούν τους τομείς της επικοινωνίας και της δημόσιας διπλωματίας, καθώς και πτυχές οικονομικής και πολιτιστικής διπλωματίας.

Όσον αφορά στον Κυπριακό Σύνδεσμο Γυναικών Διπλωματών και Συζύγων Διπλωματών αναφέρεται ότι για τα έτη 2019 και 2021 καταβλήθηκαν για στήριξη του έργου του συνδέσμου το ποσό των €2.000 για κάθε έτος του με χρέωση του κονδυλίου της Διαφώτισης. Επισυνάπτονται τα παραστατικά των πληρωμών για το κάθε έτος.

Ο Κυπριακός Σύνδεσμος Γυναικών Διπλωματών και Συζύγων Διπλωματών αποτελεί νομικό πρόσωπο που διοικείται σύμφωνα με τις πρόνοιες του καταστατικού του και η λειτουργία του αποτελεί συνήθη πρακτική στα Υπουργεία Εξωτερικών διαφόρων κρατών. Μέσω του Συνδέσμου, δίδεται η ευκαιρία σε μέλη της Διπλωματικής και Προξενικής Κοινότητας να γνωρίζουν από κοντά τις πολιτιστικές παραδόσεις της χώρας μας και να κατανοήσουν καλύτερα την Κύπρο, την ιστορία και τον πολιτισμό της. Επομένως, η αξία των δράσεων του Συνδέσμου από σκοπιάς «Διαφώτισης» είναι προφανής. Οι πόροι του Συνδέσμου περιλαμβάνουν (α) δωρεές, εισφορές (β) έσοδα από εκδηλώσεις και (γ) ετήσιες συνδρομές μελών εγκρινόμενες από την Εκτελεστική Επιτροπή του Συνδέσμου. Ο Σύνδεσμος τηρεί ταμείο και διαχειρίζεται τους πόρους του ταμείου, ενώ δεν έχει οποιαδήποτε λειτουργικά έξοδα.

Συνοψίζοντας επιγραμματικά τις ανωτέρω παρατηρήσεις, είμαι της άποψης ότι το ζήτημα που χρήζει εξορθολογισμού είναι η απόφαση που λήφθηκε για διεύρυνση των κριτηρίων καταλληλότητας δράσεων που χρηματοδοτούνται από το κονδύλι της Διαφώτισης. Κατά τις προηγούμενες μου θητείες στο Υπουργείο Εξωτερικών, το κονδύλι της Διαφώτισης χρησιμοποιείτο αποκλειστικά για σκοπούς προώθησης του Κυπριακού, χωρίς αυτό να καλύπτει δράσεις επικοινωνίας, δημόσιας, οικονομικής και πολιτιστικής Διπλωματίας. Για την εξέταση και έγκριση των διαφόρων αιτημάτων υπήρχε μάλιστα ειδική επιτροπή, η οποία συνερχόταν με σκοπό τη λήψη αποφάσεων ως προς την χρηματοδότηση ή μη από το κονδύλι της Διαφώτισης.

Τη λειτουργία της εν λόγω Επιτροπής Διαφώτισης σκοπεύω να επαναφέρω για να εξετάζει αιτήματα που αφορούν αποκλειστικά την προώθηση του Κυπριακού.

Καθότι τα προηγούμενα χρόνια το κονδύλι της Διαφώτισης έμενε αδιάθετο, θα μπορούσε να εξεταστεί το ενδεχόμενο αξιοποίησης των εξοικονομήσεων για δημιουργία νέο κονδυλίου για τους τομείς της επικοινωνίας, της δημόσιας, ψηφιακής, οικονομικής και πολιτιστικής διπλωματίας.

Με αυτό τον τρόπο θα αποφεύγεται η χρήση του κονδυλίου της Διαφώτισης για δραστηριότητες που δεν εμπίπτουν στο σκοπό του κονδυλίου. Τέτοιες δραστηριότητες είναι κατά την άποψή μου αυτές της ομάδας MFA and Friends, καθώς και άλλες που καταγράφονται στη συνημμένη αναλυτική κατάσταση, όπως η μίσθωση υπηρεσιών φωτογράφων για κάλυψη επισκέψεων του Υπουργού Εξωτερικών στο εξωτερικό, η δημιουργία γραφικών, λογοτύπων, η διοργάνωση συναυλιών, φωταγωγήσεων κτιρίων και άλλων εκδηλώσεων ή ακόμα και η ενοικίαση ηχητικού εξοπλισμού».

Διαβάστε επίσης: Ανακοινώθηκαν οι επιδοτήσεις στο ηλεκτρικό ρεύμα – Σε τι αφορούν